E-Mails werden schon länger nicht mehr nur klassisch am Computer abgerufen, sondern auch über mobile Endgeräte, vor allem auf dem Smartphone. Die ständige Erreichbarkeit führt dazu, dass E-Mails meist nicht mehr nur ein bis zwei Mal am Tag abgerufen und bearbeitet werden, sondern quasi jederzeit gleichzeitig zur sonstig anfallenden Arbeit. Laut einer Bitkom Studie landen 42 berufliche E-Mails täglich im Postfach. Das variiert je nach Bereich.
In einer weiteren Studie wurde herausgefunden, dass E-Mails am häufigsten zu Unterbrechungen führen. Insgesamt erfolgt eine Unterbrechung durch E-Mails 5,2-mal in der Stunde, mit oder ohne Signal.
Mit E-Mails bist du beschäftigt aber nie produktiv!
Die elektronische Post verschlingt jede Menge kostbare Arbeitszeit. Mit wenigen Maßnahmen lässt sich ein hilfreiches E-Mail-Management etablieren. Das Ziel dahinter ist: mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben des Tages, weniger Stress – auch psychisch – und ein insgesamt besser organisierter Arbeitsalltag.
E-Mail-Management einführen
Um ein funktionierendes E-Mail-Management einzuführen, beachte folgende vier Punkte:
1.
E-Mails machen uns fremdbestimmt
Du bearbeitest permanent die Anliegen anderer und gehst meistens nicht nach deinen eigenen Prioritäten vor. Das heißt, E-Mails machen uns reaktiv. Wir reagieren, anstatt zu agieren. Bei den meisten Menschen ist das E-Mail-Postfach permanent offen und wenn eine E-Mail reinkommt, wird diese zumindest mal gescannt, wenn nicht sogar direkt bearbeitet. Mit einem für dich passenden E-Mail-Management kannst du dieses reaktive Handeln durch ein selbstbestimmtes Vorgehen ersetzen.
2.
E-Mail-Programm nur zu festen Zeiten öffnen
Öffne dein E-Mail-Postfach nur zu festen Zeiten, zwei bis dreimal am Tag. Zum Beispiel 10 Uhr, 14 Uhr und 18 Uhr. Nur während dieser Zeiten arbeitest du an deinen E-Mails. Und nachdem du alle E-Mails bearbeitet hast, schließt du das E-Mail-Programm wieder und öffnest es erst wieder zur nächsten festgelegten E-Mail-Zeit.
Aber mache dir keinen Stress, wenn zweimal oder dreimal am Tag für dich derzeit unerreichbar erscheint, dann starte mit fünf Zeiten. Die Anzahl kannst du später immer noch weiter reduzieren.
3.
Schaffe und halte Ordnung im Postfach
Es gibt eine Methode, die nennt sich ZERO INBOX, nach der am Ende eines Arbeitstages möglichst keine E-Mails mehr im Posteingang liegen. Damit das gelingt brauchst du eine gute Struktur.
Überlege dir eine für dich sinnvolle Ordnerstruktur. Zum Beispiel:
In diesen Ordner kommen sämtliche E-Mails, die noch erledigt werden müssen.
Erledigte E-Mails, die noch außerhalb des E-Mail-Postfaches abgelegt werden müssen.
Hier können Textvorlagen abgelegt werden, die du häufig benötigst.
Hier können allgemeine Informationen abgelegt werden, die du dir ansehen möchtest.
Hinweis: Gibt es Newsletter oder Produkt-News von Lieferant*innen, die du selten bis gar nicht liest? Bestelle diese ab. In jedem Newsletter findest du, gesetzlich vorgeschrieben, einen Link, über den du dich austragen kannst. Dieser befindet sich meistens ganz unten im Kleingedruckten.
4.
E-Mails strukturiert bearbeiten
Hast du eine Grundordnung in deinem Postfach gilt es diese beim Bearbeiten der E-Mails beizubehalten, so dass du möglichst effektiv vorgehen kannst und am Ende deines Arbeitstages keine E-Mail mehr im Posteingang liegt. Für die Bearbeitung stellen wir dir hier zwei Wege vor. Selbstverständlich ist es wichtig, den für dich Besten Weg herauszufinden und ggf. hin und wieder anzupassen.
Die direkte Bearbeitung:
Nimm dir, während deiner festgelegten Zeit, eine unbearbeitete E-Mail aus dem Posteingang nach der anderen vor und bearbeite diese sofort. So investierst du keine Zeit in die Organisation. 1. Lesen, 2. bearbeiten, 3. verschieben – Fertig!
Die 4 Punkte Bearbeitung
Alle E-Mails, die du in zwei Minuten bearbeiten kannst, sofort beantworten.
Hast du Nachrichten in deinem Posteingang, für die jemand in deinem Team besser geeignet ist? Delegiere diese mit der Bitte der weiteren Bearbeitung.
Für alle E-Mails, die im Bearbeiten-Ordner abgelegt werden, gilt eine feste Regel: Sie werden zum Beispiel mit der Outlook-Eigenschaft zur Nachverfolgung terminiert oder du legst dir entsprechend eine Aufgabe in deinem Taskmanager an. Das heißt, jede E-Mail erhält einen Termin für die Wiedervorlage oder Fälligkeit. Der Vorteil dabei: Im Bearbeitungsordner entsteht so eine To-do-Liste offener E-Mails. Die E-Mails sind außerdem direkt nach Prioritäten sortiert, dadurch kannst du zielgerichteter ans Werk gehen und vergisst keine Aufgabe mehr. Das reduziert im Vergleich zum unsortierten Posteingang viel Organisationsstress. Du musst nicht immer wieder neu entscheiden, welche E-Mails du als nächstes bearbeitest, alle Aufgaben sind sortiert.
E-Mails, die nicht wichtig sind, kannst du direkt löschen, oder, falls du später eventuell nochmals darauf zurückkommen möchtest, archivieren.
E-Mail Management bedeutet auch, zu verstehen, wann eine E-Mail angebracht ist. Oft ist ein kurzes Telefonat schneller und einfacher. Dadurch lässt sich viel digitaler Austausch reduzieren. Ein Anruf von drei Minuten ist 20 E-Mails vorzuziehen. Halte dich darüber hinaus kurz, unnötige Floskeln, kannst du einfach streichen und dir zur schnelleren Bearbeitung vorgefertigte Textbausteine zurechtlegen.
Das Wahrnehmen, Lesen, Bearbeiten und Beantworten von E-Mails kostet viel Zeit und nicht selten entsteht daraus dann irgendwann ein Zeitdruck, weil die eigentlichen Aufgaben liegenbleiben. Es ist daher sehr sinnvoll, sich persönlich Gedanken über das eigene E-Mail-Management zu machen.
