E-Mails sind das All-Time-Favoriten-Thema in unseren Workshops mit Unternehmen. Ob Fachabteilung oder Führungsetage – kaum etwas beschäftigt die Teilnehmer*innen so wie ihr überfülltes Postfach. Vor allem nach dem Urlaub ist das Bild oft ähnlich: Hunderte ungelesene Nachrichten, und ein ganzer Arbeitstag geht dafür drauf, sich durchzuwühlen.
Dabei ist das Problem kein individuelles, sondern ein strukturelles – und ein weltweites: Täglich werden über 347 Milliarden E-Mails verschickt (Stand 2024). Die Zahl steigt weiter. Und auch in Deutschland nimmt der E-Mail-Verkehr spürbar zu.
42 Mails pro Tag – Tendenz steigend
Im beruflichen Kontext erhält eine Person in Deutschland durchschnittlich etwa 42 E-Mails pro Tag (Stand: März 2023). Das sind interne Mails, Kundenanfragen, Weiterleitungen – und deutlich mehr als noch vor wenigen Jahren:
- 2021: Ø 26 Mails/Tag
- 2018: Ø 21 Mails/Tag (bitkom)
Nur zum Vergleich: Stell dir vor, du bekommst jeden Tag 42 echte Briefe auf deinen Schreibtisch. Würde das irgendjemand für eine praktikable Kommunikationslösung halten?
3 Stunden E-Mail-Zeit pro Tag – und 77 Unterbrechungen
Eine weltweite Analyse von cloudHQ (2025) zeigt: Berufstätige verbringen zwischen 2,5 und 3,2 Stunden täglich mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Das entspricht rund einem Drittel der Arbeitszeit.
Dazu kommt: Laut Forbes (2024) checken Büroangestellte ihr Postfach durchschnittlich 77-mal pro Tag. Die ständigen Unterbrechungen führen zu Stress, Konzentrationsverlust und ineffizientem Arbeiten. Jede Unterbrechung kostet Zeit – im Schnitt braucht es rund 64 Sekunden, um wieder in die ursprüngliche Aufgabe zurückzufinden.
Privat: Nur 10 Mails – aber trotzdem nervig
Privat fällt der E-Mail-Verkehr deutlich geringer aus: Im Jahr 2023 empfingen Menschen in Deutschland im Durchschnitt 10 private E-Mails pro Tag, darunter Newsletter, Bestätigungen oder Werbung (Bitkom Research). Aber auch hier führt die ständige Ablenkung durch Push-Nachrichten oft zu mentaler Unruhe.
5 wirksame Tipps für mehr Ruhe im Posteingang
Mit ein paar einfachen Maßnahmen kannst du deinen digitalen Alltag entschleunigen und mehr Fokus in deinen Arbeitstag bringen. Hier sind fünf praktische Tipps, die du sofort umsetzen kannst:
1. Berufliche Mails nicht aufs Privatgerät
Auf dem Weg ins Büro oder abends vor dem Schlafengehen: Wenn die beruflichen E-Mails auf dem privaten Handy landen, ist der Griff zum Gerät schnell gemacht. „Nur mal kurz die Mails checken“ – und schon ist der Feierabend dahin.
Ein radikaler, aber effektiver Schritt: Trenne berufliche Mails konsequent vom Privatgerät. Kein Zugriff bedeutet weniger inneren Druck. Schon nach wenigen Tagen wirst du feststellen: Es fühlt sich nicht mehr ungewohnt, sondern vor allem befreiend an.
2. Benachrichtigungen ausschalten
Egal ob beruflich oder privat: Push-Nachrichten verursachen Mikrostress – kleine Unterbrechungen, die Konzentration und Produktivität beeinträchtigen.
Besser: Benachrichtigungen deaktivieren und stattdessen feste Zeitfenster zum Bearbeiten von Mails einplanen – zum Beispiel morgens, nach dem Mittag und kurz vor Feierabend.
3. Mails automatisch sortieren
Nutze Filterregeln, um Mails beim Eintreffen automatisch in Unterordner zu verschieben – z. B.:
- Anfragen
- CC-Mails
- Newsletter
- Warten auf Rückmeldung
So bleibt dein Posteingang übersichtlich und du verlierst Wichtiges nicht aus dem Blick. Eine Erklärung für Outlook gibt es hier.
4. Vorlagen & Textbausteine nutzen
Für häufige Antworten oder Anfragen eignen sich E-Mail-Vorlagen. In Outlook, Gmail oder mit Tools wie TextExpander kannst du Standardtexte mit wenigen Buchstaben einfügen. Beispiel: Tippe frgk und automatisch erscheint:
„Vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich melde mich schnellstmöglich mit weiteren Informationen.“
Das spart Zeit – und sorgt für einheitliche Kommunikation.
5. Einmal aufräumen – und dann Regeln setzen
Wenn dein Postfach bereits aus allen Nähten platzt, hilft nur eins: einmal aufräumen. Investiere ein bis zwei Stunden, um dein E-Mail-Konto zu sichten, zu sortieren und zu verschieben.
Im Anschluss:
Filterregeln einrichten
Antworten bündeln
Prioritäten setzen
In unserem Blog-Artikel „E-Mail-Flut in den Griff bekommen“ findest du weitere Tipps zum Aufräumen vom Posteingang.
