Die To-Do-Liste ist lang, du weißt nicht, wo du anfangen sollst und welche Aufgaben sonst noch so auf dich warten? Da hilft eine gute Planung. Wie du den Überblick behältst, erfährst du mit den folgenden Tipps.
Unsere persönliche Monatsplanung - so gelingt sie dir auch!
Unsere ganz persönliche Monatsplanung beginnt mit einem Rückblick auf den vergangenen Monat. Der Rückblick macht stolz, denn häufig sind wir überrascht, was wir alles in dem Monat geschafft haben. Denn ist eine Aufgabe erledigt, steht schon die nächste an. Was fehlt? Die Zeit sich selbst auf die Schulter zu klopfen und anzuerkennen, was eigentlich alles passiert ist. Dafür ist im Rückblick auf den vergangenen Monat Zeit.
Dabei betrachten wir folgende Punkte:
Das ist diesen Monat passiert
Diese Ziele sind noch offen
Das habe ich gut gemacht – darauf bin ich stolz
Das war schwierig
Dafür bin ich im vergangenen Monat besonders dankbar
Ein Monatsrückblick gibt dir die Möglichkeit noch mal inne zu halten und zu sehen, was du alles geschafft hast. Das ist wichtig für deine Selbstwirksamkeit und die eigene Anerkennung.
Durch geschickte Planung Zeit sparen
Nach dem Rückblick auf den vergangenen Monat folgt der Ausblick auf den neuen Monat. Dabei steht im Vordergrund einen Überblick über anstehende Termine und Aufgaben zu bekommen.
Dabei beantworten wir die folgenden Sätze:
Das steht an und wichtige Termine:
Meine Ziele für diesen Monat – wo liegt der Fokus?
Wie erreiche ich diese Ziele?
Darauf freue ich mich:
Das wird eine Herausforderung:
Eine Monatsplanung verhindert, dass am Ende vom Monat noch ganz viele Aufgaben übrig sind, die du gar nicht mehr auf dem Schirm hattest.
Wir können nicht alles gleichzeitig erledigen. Daher ist es wichtig einen Fokus zu setzen.
Setze dich selbst nicht unter Druck!
Selbstverständlich können nicht immer alle Ziele erreicht werden. Der Monat ist um und ein oder mehrere Ziele sind nicht erreicht worden. Rückschläge und Niederlagen gehören dazu. Es sind Erfahrungen, die jede Person macht, wenn sie sich weiterentwickelt. Niemand erreicht ein neues Ziel ohne Rückschläge. Denn wenn wir uns auf dem Weg zu einem neuen Ziel bewegen, dann ist das ein neuer Weg – ein Weg, den wir vorher noch nie gegangen sind. Da ist es völlig normal, dass nicht alles klappt. Es sind also keine Niederlagen. Es sind Erfahrungen, denn du konntest es nicht besser wissen.
Frage dich, warum du das Ziel noch nicht erreicht hast. Was brauchst du im folgenden Monat?
Setze dir am Ende der Monatsplanung noch einen Termin für die nächste Monatsplanung in deinen Kalender.
Die Woche im Blick behalten
Die Monatsplanung gibt dir eine grobe Übersicht. Aber selbstverständlich kommen noch Termine und Ereignisse dazu. Eine wöchentliche Planung geht mehr ins Detail. Sie kann z.B. am Freitag als letzte Aufgabe vor dem Wochenende oder am Sonntagabend durchgeführt werden. Schau für dich, was sich passend anfühlt. Welche Termine stehen an? Was gibt es beruflich oder privat zu beachten?
Plane dir mindestens einen Slot für dich ganz allein ein, genauso wie Pufferzeiten. Auch hier lohnt es sich einen Blick auf die vergangene Woche zu werfen: Hat der Zeitplan gepasst? Wo braucht es mehr Puffer? Bist du mit deiner Zeiteinteilung zufrieden? Plane immer Zeit für Pausen ein. Mehr zum Thema Pausen kannst du hier nachlesen.
Effizienter Tag durch Priorisierung
Eine detaillierte Tagesplanung hilft Aufgaben zu priorisieren und sich nicht in Nichtigkeiten zu verlieren. Nach der „Eat the frog“- Methode wird der Tag immer mit der schwierigsten Aufgabe begonnen. Nach der Ivy-Lee-Methode werden sechs To-Dos für den Tag notiert. Wichtig ist, dass es wirklich maximal sechs sind. Im Nächsten Schritt werden diese sechs priorisiert. Hier wird mit der wichtigsten Aufgabe begonnen. Auf dieser liegt dann die gesamte Konzentration bis sie abgeschlossen ist. Daran schließen sich alle anderen To-Dos in absteigender Wichtigkeit an. Nicht erledigte Aufgaben kommen dann am Ende vom Tag auf die To-Do-Liste für den nächsten Tag.
Klingt nach ganz schön viel Zeit, die für Planung drauf geht oder? Fühlt es sich einengend an, wenn alles so durchgeplant ist? Ausprobieren lohnt sich aber definitiv. Denn vermutlich wirst du schnell merken, dass du am Ende sogar mehr Zeit hast, wenn du weißt, was ansteht, wichtig ist und als nächstes kommt. Viel Spaß beim Ausprobieren!
