Sicherlich kennst du das: Du sitzt am Laptop und arbeitest. Plötzlich kommt eine Mail rein: Terminanfrage für ein Meeting, du willst es gerade bestätigen, da klingelt das Telefon: Deine Freundin möchte wissen, wo ihr euch heute zum Abendessen trefft, du reservierst direkt bei eurem Gespräch einen Tisch. Als du auflegst, siehst du all die offenen Tabs auf deinen zwei Bildschirmen und fragst dich, was du eigentlich gerade gemacht hast.
Das passiert so, oder so ähnlich ziemlich häufig. Nicht bei mir denkst du? Tatsächlich ist sich ein Großteil der Menschen überhaupt nicht bewusst, wie oft sie am Tag bei ihrer eigentlichen Tätigkeit unterbrochen werden. Denn so sehr haben sich Unterbrechungen und Multitasking schon in unseren Alltag geschlichen.
Warum lassen wir uns ständig ablenken?
Einerseits ist es unsere Neugier. Unser Gehirn hat einen starken Hunger nach neuen Informationen. Das Belohnungssystem im Gehirn ist dafür ein wichtiger Antreiber. Es feuert unseren Drang nach neuen Informationen und Abwechslung an. Hinzu kommt, dass beim Verfolgen von einem Ziel oder einer Aufgabe, unsere dafür notwendigen Wahrnehmungen, Handlungen und Gedanken immer im Wettbewerb mit denen stehen, die unmittelbar der Befriedigung anderer Bedürfnisse dienen. Und wer gewinnt? Natürlich die Bedürfnisse. Denn die sichern im Zweifelsfall immer das Überleben. Dabei kann unser Gehirn nicht unterscheiden, ob es sich um ein überlebenswichtiges Bedürfnis, wie z.B. Trinken handelt oder eine Abwechslung durch digitale Medien.
Kommunikationstools rauben unsere Aufmerksamkeit
Unser Gehirn ist also sehr sensibel für Ablenkungen. Durch die Einführung von digitalen Technologien und Kommunikationstools ergeben sich ständig Möglichkeiten der Ablenkung und Unterbrechung. In der Tagebuchstudie von Next Innovation haben Beschäftigte im Wissenschaftsbereich und qualifizierte Sachbearbeiter*innen ihren Arbeitstag dokumentiert. Heraus kam: Sie wurden alle vier (!!!) Minuten in ihrer Arbeit unterbrochen. Daraus geht hervor, dass Beschäftige in deutschen Unternehmen im Durchschnitt 15 Mal pro Stunde in ihrer Arbeit unterbrochen werden.
Innere vs. Äußere Fragmentierung
Die innere Fragmentierung geschieht ohne äußere Reize. Dazu gehört also z.B. ein Prüfen der E-Mails ohne Anlass oder der Blick aufs Handy. Äußerer Fragmentierung liegt ein Reiz von außen vor. Spannend dabei ist, dass das Verhältnis von innerer zu äußerer Fragmentierung bei allen Probanden relativ ähnlich war. Ca. 60 % der Unterbrechungen erfolgen von außen und 40 % von innen. Zwei Fünftel der Unterbrechungen verursachen wir selbst!
Abb.: Gründe für Unterbrechungen beim Arbeiten (Next Innovation Studie 2022)
So sparst du drei Arbeitstage pro Monat
Unterbrechungen gehen mit einer geringen Arbeitsfähigkeit und dafür mit einer höheren Erschöpfung und kognitiver Irritation einher. Wer öfter unterbrochen wird, kann schlechter von der Arbeit abschalten. Das Gehirn braucht nach der Unterbrechung Zeit, bis es sich wieder auf die eigentliche Aufgabe fokussieren kann. Vor allem dadurch geht wertvolle Arbeitszeit verloren. Laut der Next Innovation Studie verlieren Beschäftigte auf den Monat gerechnet dadurch drei volle Arbeitstage. Immer mehr Menschen fühlen sich von einem hohen Arbeitsdruck gestresst und die Arbeitsmenge wird als zu hoch eingeschätzt. Was ist aber, wenn wir einfach zu viel Zeit verschwenden, weil uns digitale Medien unterbrechen und ablenken? Fest steht:
Je höher der Digitalisierungsgrad, desto höher ist die Fragmentierungsquote und damit auch das Stresserleben.
Tools ausmisten und Fokus setzen
Zuerst lohnt es sich einen Blick darauf zu werfen, was genau deine Unterbrechungen sind, sowohl die inneren als auch die äußeren. Fokuszeiten helfen dir, ohne Störungen zu arbeiten. Schalte dabei alle anderen Programme aus und informiere andere Teammitglieder. Viele Arbeitsplätze sind überflutet von digitalen Tools: Teams, zoom, BBB, trello, Slack, Basecamp. Ausmisten lohnt sich! Ein smartphonefreier Arbeitsplatz verhindert das ständige Bedürfnis zu checken, was es Neues gibt. Häufig suchen wir Ablenkung, wenn wir eine Pause brauchen. Regelmäßige Pausen fördern die Konzentration und Produktivität.
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Nutze den Speicher digitaler Medien
Der Vorteil digitaler Kommunikation liegt darin, dass wir sie asynchron nutzen können: Sender*in und Empfänger*in müssen nicht gleichzeitig den Kommunikationskanal benutzen, damit die Kommunikation funktioniert. Dafür haben digitale Medien einen Speicher! Digitale Medien sollten also nicht dazu dienen, dass wir ständig und immer verfügbar sind und gestört und unterbrochen werden, sondern das wir zielorientiert entscheiden können, wann und wo wir verfügbar sein wollen und sinnvollerweise sein müssen.
