E-Mails sind das All-Time-Favoriten-Thema in unseren Workshops mit Unternehmen. Ob Fachabteilung oder Führungsetage – kaum etwas beschäftigt die Teilnehmer*innen so wie ihr überfülltes Postfach. Vor allem nach dem Urlaub ist das Bild oft ähnlich: hunderte ungelesene Nachrichten, und ein ganzer Arbeitstag geht dafür drauf, sich durchzuwühlen.
Dabei ist das Problem kein individuelles, sondern ein strukturelles – und ein weltweites: Täglich werden über 347 Milliarden E-Mails weltweit verschickt (Stand 2024). Die Zahl steigt weiter. Und auch in Deutschland nimmt der E-Mail-Verkehr spürbar zu.
42 Mails pro Tag – Tendenz steigend
Im beruflichen Kontext erhält eine Person in Deutschland durchschnittlich etwa 42 E-Mails pro Tag (Stand: März 2023). Das sind interne Mails, Kundenanfragen, Weiterleitungen – und deutlich mehr als noch vor wenigen Jahren:
- 2021: Ø 26 Mails/Tag
- 2018: Ø 21 Mails/Tag (bitkom)
Nur zum Vergleich: Stell dir vor, du bekommst jeden Tag 42 echte Briefe auf deinen Schreibtisch. Würde irgendjemand das für eine praktikable Kommunikationslösung halten?
3 Stunden E-Mail pro Tag – und 77 Unterbrechungen
Eine weltweite Analyse von cloudHQ (2025) zeigt: Berufstätige verbringen zwischen 2,5 und 3,2 Stunden täglich mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Das entspricht rund einem Drittel der Arbeitszeit.
Dazu kommt: Laut Forbes (2024) checken Büroangestellte ihr Postfach durchschnittlich 77-mal pro Tag. Die ständigen Unterbrechungen führen zu Stress, Konzentrationsverlust und ineffizientem Arbeiten. Jede Unterbrechung kostet Zeit – im Schnitt braucht es rund 64 Sekunden, um wieder in die ursprüngliche Aufgabe zurückzufinden.
Privat: Nur 10 Mails – aber trotzdem nervig
Privat fällt der E-Mail-Verkehr deutlich geringer aus: Im Jahr 2023 empfingen Menschen in Deutschland im Durchschnitt 10 private E-Mails pro Tag, darunter Newsletter, Bestätigungen oder Werbung (Bitkom Research). Aber auch hier führt die ständige Ablenkung durch Push-Nachrichten oft zu mentaler Unruhe.
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1. Berufliche Mails nicht aufs Privatgerät
Auf dem Weg ins Büro oder abends vor dem Schlafen: Wenn die beruflichen Mails auf dem privaten Handy sind, geht es ganz schnell. schon mal schnell die Mails auf dem Handy checkenEin radikaler, aber effektiver Schritt. Kein Zugriff = kein innerer Druck. Du wirst feststellen: Nach ein paar Tagen fühlt es sich nicht mehr ungewohnt, sondern erleichternd an.
2. Benachrichtigungen ausschalten
Egal ob beruflich oder privat: Push-Nachrichten führen zu Mikrostress. Stattdessen feste Zeitfenster zum Bearbeiten einrichten – z. B. morgens, nach dem Mittag, vor Feierabend.
Mails automatisch sortieren
Nutze Filterregeln, um Mails beim Eintreffen automatisch in Unterordner zu verschieben – z. B.:
- „Kundenanfragen“
- „CC-Mails“
- „Newsletter“
- „Warten auf Rückmeldung“
So bleibt dein Posteingang übersichtlich und du verlierst Wichtiges nicht aus dem Blick. Erklärung für Outlook gibt es hier:
Vorlagen & Textbausteine nutzen
Für häufige Antworten oder Anfragen eignen sich E-Mail-Vorlagen. In Outlook, Gmail oder mit Tools wie TextExpander kannst du Standardtexte mit wenigen Buchstaben einfügen. Beispiel: Tippe frgk und automatisch erscheint:
„Vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich melde mich schnellstmöglich mit weiteren Informationen.“
Einmal aufräumen – und dann Regeln setzen
Falls dein Postfach überquillt: Investiere einmal ein, zwei Stunden, um alles zu sichten und zu verschieben. Danach: Filter einrichten. Antworten bündeln. Priorisieren.
Wir haben bereits einen vertiefenden Artikel zur „E-Mail-Flut in den Griff bekommen“ veröffentlicht – mit konkreten Tools, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Beispielen aus Unternehmen. Schau gern rein oder sprich uns an, wenn du dein Team gezielt entlasten willst.
